V posledních letech se stalo napsání dopisu v angličtině velmi důležitou dovedností, zejména pokud jde o obchodní dopisy. Pro někoho to může být pouhá formalita, neboť má psaní takových dopisů v malíčku, ale pro ostatní to může být vcelku problém. Jak vlastně takový dopis napsat a na co se zaměřit?
Co si rozmyslet, než začnete psát?
- Proč dopis píšete? – udělejte si poznámky, co vše budete chtít v dopisu zmínit.
- Komu budete psát? – to pomáhá určit, jak formální by měl text dopisu být.
- Co adresát dopisu vlastně ví? – v dopise neopakujte takové informace, které jsou pro něj známé, zaměřte se pouze na důležitá fakta a ta mu pečlivě objasněte.
Jak psát?
- Dopis by měl být přímý, informativní, bez zbytečných odboček k jiným tématům.
- V dopise zbytečně neopakujte adresátovo jméno, použijte jej pouze při oslovení na začátku dopisu.
- Dobré je, když si dopis napíšete nanečisto, pečlivě pročtete, případně provedete potřebné opravy a pak jej teprve přepíšete načisto.
Jaké fráze mohou být užitečné? – příklady
- Kontrast – whereas, on the other hand, while.
- Přídavné informace – in addition, moreover .
- Shrnutí – in conclusion, to sum up.
- Sled – firs, next, finally.
- Vkládejte různé příklady – for example, for instance.
Co by měl dopis obsahovat?
- Adresu odesílatele (nikoliv jméno)
- Jméno adresáta a jeho adresu
- Datum, kdy je dopis sepsán
- Předmět – čeho se bude dopis týkat
- Oslovení – dopis vždy začínáte Dear + oslovení (jestliže adresáta znáte jménem, napíšete Dear + jméno, když jméno nevíte, použijete Dear Sir nebo Dear Madam. V případě, že vám není známo pohlaví adresáta, napíšete Dear Sir or Madam).
- Text dopisu – pokuste se co nejvíce používat rod činný, oproti trpnému, tím bude dopis mnohem lépe čitelný. Pište stručně, výstižně a nepoužívejte zbytečně dlouhé věty.
- Závěr dopisu a rozloučení – vhodnou frází na konec dopisu je I am looking forward to your reply, thank you for your patience. K úplnému rozloučení se hodí dvě formální fráze – Your sincerely (pokud vám je známo jméno adresáta, jež jste uvedli v oslovení) nebo Yours faithfully, jestliže jméno neznáte. Z formálních frází pak – Best wishes či Yours truly.
- Jméno a titul odesílatele (tedy vaše jméno).
Důležité je, abyste si hlídali některé rozdíly v americké a britské angličtině. U mnoha obchodních výrazů je použití rozdílné, stejně jako u předložek či psaní data. Není na škodu si také zjistit, jak se v angličtině řeknou některé tituly. Pokud třeba budete psát generálnímu řediteli, pak v americké angličtině je to CEO, tedy Chief Executive Officer, zatímco v britské angličtině je to MD, tedy Managing director.
Zanechte odpověď