Domníváte se, že dnes už se všechny dokumenty uchovávají elektronicky? Informace jsou přece v databázích, důležité smlouvy a faktury bývají uložené na zabezpečených serverech. To je sice pravda, ale některé firmy ještě stále mají klasické papírové archivy a v domácnosti také najdete věci, které je lepší uchovávat fyzicky než digitálně.
Některé firmy si zachovávají papírové archivy
Firmy mají povinnost ukládat určité dokumenty. Mnohé z nich to ještě stále dělají papírově, protože tahle varianta je daleko přehlednější. Elektronicky si obvykle ukládáte několik variant dokumentu a pak je ve všem nepořádek. Naopak tisknete až finální verzi, tu prostě založíte a je pokoj.
A právě ve firmách, kde tento názor razí, se ještě stále používají pořadače neboli šanony a archivační krabice. Ty jsou vybavené víkem, rozměrově přesně dělané na šanony (obvykle se jich dovnitř vejde pět nebo čtyři, záleží na velikosti krabice) a vyplatí se zejména tam, kde je kartotéka rozsáhlá. Manipulace s jednotlivými pořadači by totiž byla náročnější než s několika krabicemi.
Kdo se rozhodne pro tuto variantu uchovávání dokumentů, musí si však dávat pozor na trvanlivost inkoustu. Některé mají tendenci postupně blednout, a když přijde kontrola, nestačí se divit, že v šanonech nalezla jen prázdné papíry. Dávejte si pozor.
I doma si archivujete spoustu papírových materiálů
K podobnému účelu se však papírové krabice mohou používat i v domácnostech. Většina lidí má doma spoustu smluv – od pojištění, účtu atd. a právě ty se vyplatí uchovávat na jednom místě v popsaných šanonech a krabicích.
Do papírových krabic si schováte také třeba fotografie. Ve fyzické podobě totiž mají daleko větší kouzlo než zobrazené na počítači či v mobilu.
Pořadače a archivační krabice ze světa nejspíš jen tak nezmizí. Digitální vymoženosti jsou sice fajn, ovšem někdy není nad to, když si můžete danou věc vzít reálně do ruky.
Zanechte odpověď